Kiedy wygasa mandat członka zarządu?

W odpowiedzi na Pana zapytanie udzielam następującej odpowiedzi, z zastrzeżeniem założenia, że rok obrotowy w spółce, którą Pan opisuje, jest zrównany z rokiem kalendarzowym.

1. Właściwe przepisy

Kwestie związane z funkcjonowaniem zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością regulują kompleksowo przepisy art. 201-211 Kodeksu spółek handlowych (dalej K.s.h.).

W opisanym przez Pana stanie faktycznym zastosowanie znajduje przepis art. 202 § 2 i 3 K.s.h., który dotyczy sposobu ustalania długości trwania kadencji zarządu.

„Art. 202. (…)

§ 2. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

§ 3. Jeżeli umowa spółki przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka zarządu powołanego przed upływem danej kadencji zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”.

Termin odbycia „zebrania wyborczego” wskazuje przepis art. 231 § 1 K.s.h.:

„Art. 231. § 1. Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego”.

Przydatny może być też przepis art. 203 § 1 K.s.h.: „Członek zarządu może być w każdym czasie odwołany uchwałą wspólników”.

2. Kadencja i mandat

Ustawodawca wprowadza w przytoczonych przepisach następujące pojęcia:

• mandat,
• kadencja.

Ich zdefiniowanie pomaga w bezbłędnym wyznaczaniu okresów, w których powinien działać zarząd spółki z o.o.

Mandat jest to swego rodzaju upoważnienie udzielone przez organ powołujący do wykonywania praw i pełnienia obowiązków członka zarządu spółki.

Kadencja natomiast jest to okres, na który powołano członka zarządu do sprawowania przez niego funkcji, tj. wykonywania wspomnianych już praw i obowiązków.

3. Wyznaczenie momentu wygaśnięcia mandatu

Zgodnie z Pana wskazaniem zarząd został wybrany na trzyletnią kadencję, więc domyślam się, że cały zarząd (jednoosobowy lub wieloosobowy) został powołany w tej samej dacie i z dniem 13 stycznia 2012 r. zakończył się trzyletni okres wskazany w uchwale o wyborze członków zarządu.

Jeśli zatem umowa spółki nie stanowi inaczej, to dla wszystkich członków zarządu należy wyznaczyć tę samą regułę wyznaczania okresu sprawowania funkcji i zastosować przepis art. 202 § 2 K.s.h.

Członek zarządu (jeden bądź każdy) został powołany na okres 3 lat, do dnia 13 stycznia 2012 r., jednak zgodnie ze stosowaną normą art. 202 § 2 K.s.h. (zakładając, że umowa spółki nie zawiera postanowień odmiennych) w przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok (w tym przypadku trzy lata) mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Ostatnim pełnym rokiem obrotowym, z zastrzeżeniem tożsamości lat obrotowych i kalendarzowych, był rok 2011. Dlatego mandat członka (członków) zarządu wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok 2011.

Do tego dnia zarząd może działać i funkcjonować, jak to było do 13 stycznia 2012 r.

Gdyby umowa spółki przewidywała sytuację, o której mowa w art. 202 K.s.h., tzn. gdyby kadencja była wspólna dla wszystkich członków zarządu, należy to uwzględnić w takim zakresie, że wszyscy członkowie zarządu kończą łącznie kadencję wspólną, nawet powołani w trakcie okresu 3 lat wstecz od dnia 13 stycznia 2012 r.

3. Zebranie wyborcze

Jeśli przyjąć, że dotychczasowy zarząd ma działać zgodnie z art. 202 § 2 K.s.h. do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2011, to zgodnie z art. 231 § 1 K.s.h. zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki (które zatwierdza takie sprawozdanie) winno odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Jeśli więc rok obrotowy to rok kalendarzowy, zgromadzenie powinno odbyć się najpóźniej w dniu 30 czerwca 2012 r.

Proszę pamiętać również, że zarząd – zgodnie z art. 203 § 1 K.s.h. – może być odwołany w każdym czasie. Odwołując członka zarządu, można powołać nowego.

*Stan prawny z dnia 14.03.2012 r.