System elektronicznego prowadzenia ksiąg wieczystych

Podstawy prawne:

• ustawa z 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece;
• rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów;
• ustawa z 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym.

Ten ostatni akt prawny reguluje przenoszenie treści tradycyjnej (papierowej) księgi wieczystej do systemu informatycznego (tzw. migracja ksiąg). Proces migracji – ze względu na ogromną ilość ksiąg, jak i duży stopień skomplikowania systemu elektronicznego – jest rozłożony w czasie. Niektóre wydziały wieczysto-księgowe są już w pełni zinformatyzowane, w innych wciąż mamy dostęp jedynie do wersji papierowej.

Obowiązuje tzw. dualizm ksiąg wieczystych. Występują one obecnie w dwóch formach: w formie papierowej i w formie elektronicznej. Zasady są następujące:

• Do systemu informatycznego przenosi się jedynie aktualną treść księgi wieczystej.
• Natomiast wpisów wykreślonych (czyli generalnie całej „historii” nieruchomości) nie przenosi się! Jest to niezmiernie istotne, gdyż jeśli chcemy poznać całą treść księgi (łącznie z wykreślonymi wpisami), to i tak musimy skorzystać z wersji papierowej – w takim zakresie, w jakim wpisy te zostały wykreślone przed migracją.
• Od momentu, kiedy migracja została już dokonana, kolejnych wpisów dokonuje się jedynie do księgi elektronicznej, a nie papierowej. Od tego momentu zatem nie ma równoległego prowadzenia ksiąg w obu formach, księgę prowadzi się jedynie w formie elektronicznej.

Zatem, jeśli chcemy sprawdzić, co znajdowało się w księdze przed migracją – zaglądamy do wersji papierowej, jeśli to, co po migracji – do wersji elektronicznej. Warto również wiedzieć, że:

• migracji podlegają tylko księgi założone po 1 stycznia 1947 r.; nie są przenoszone tzw. repertoria hipoteczne (wynika to z tego, iż są one niezmiernie rozbudowane, obejmując kilka lub kilkadziesiąt nieruchomości);
• wyjątkowo podlegają migracji księgi założone między 1945 a 1947 r., ale stanowiące ciąg dalszy repertoriów hipotecznych (na pierwszej stronie tytułowej widnieje zapis „ciąg dalszy repertoriów hipotecznych).

Czy można uniknąć migracji księgi wieczystej prowadzonej dla mojej nieruchomości?

Nie. Migracja jest obowiązkowa i dotyczy wszystkich prowadzonych ksiąg. Zdarzało się w praktyce, iż właściciele nie chcieli, aby przepisać księgę do systemu informatycznego („bo nie można dotknąć”). Przeniesienie treści księgi wieczystej nie jest ponadto orzeczeniem (a jedynie czynnością materialno-techniczną) i nie podlega zaskarżeniu.

Gdzie i jak można przeglądać elektroniczną księgę?

Informatyzacja ksiąg wprowadziła dwa niezmiernie istotne ułatwienia.

Po pierwsze, można będzie w każdym sądzie (wydziale wieczysto-księgowym) przeglądać i uzyskać odpisy z jakiejkolwiek księgi wieczystej (w chwili obecnej nie zawsze jest to jeszcze możliwe, gdyż migracja nie została zakończona). Tradycyjnie księgi dla określonych nieruchomości znajdowały się w formie papierowej w sądzie właściwym ze względu na miejsce ich położenia. Oczywiście było to niezbyt wygodne – jeśli np. ktoś zamieszkały we Wrocławiu zainteresowany był nieruchomością warszawską, to albo musiał wysyłać pocztą wniosek o wydanie odpisu (co oczywiście przedłużało sprawę), albo też jechać do sądu warszawskiego. Problem przestanie istnieć, gdyż będzie dostępna jedna baza danych obejmująca wszystkie księgi, która dostępna będzie w komputerach, z których będzie mógł korzystać petent w wydziale wieczysto-księgowym. Przykładowo, w sądzie we Wrocławiu można przejrzeć księgę prowadzoną dla nieruchomości w Białymstoku czy Rzeszowie i uzyskać z niej odpis. Uwaga: zdarza się (choć już coraz rzadziej), iż niektóre sądy odmawiają wydania odpisu z księgi elektronicznej prowadzonej dla nieruchomości położonej poza obszarem właściwości sądu(!), co jest kompletnym zaprzeczeniem idei informatyzacji, która właśnie takim sytuacjom ma zapobiegać.

Po drugie, zmodyfikowano zasady wydawania odpisów z księgi. Odpisy dzielą się na zwykłe (obejmujące aktualną treść księgi) oraz zupełne (obejmujące również wpisy wykreślone, tj. całą historię nieruchomości).

Dotychczas odpisy zwykłe wydawane były każdemu zainteresowanemu (trzeba więc było wykazać interes prawny; natomiast problematyczne było uzyskanie odpisu pełnego, który wydawany był jedynie na żądanie sądu, prokuratora, notariusza, organu administracji rządowej oraz jednostki samorządu terytorialnego, a w wypadkach uzasadnionych – osobie, której wykreślony wpis dotyczył. Doprowadzało to do sytuacji, iż np. potomek osób wywłaszczonych nie był w stanie sprawdzić historii nieruchomości, ponieważ nie miał prawa dostępu do pełnej treści księgi. Jednakże zasady te nie obowiązują w przypadku wydawania odpisów z ksiąg wieczystych prowadzonych w systemie informatycznym. Oznacza to, iż każda osoba, bez wykazywania jakiegokolwiek interesu prawnego, może (za uiszczeniem stosownej opłaty) uzyskać odpis zarówno zwykły jak i pełny, z jakiejkolwiek księgi wieczystej, o ile prowadzona jest ona w systemie informatycznym. Tutaj jedna uwaga: ułatwienie to dotyczy jedynie treści, która podlegała migracji. Jak wskazano wcześniej, do systemu przenoszona jest jedynie treść aktualna księgi, natomiast „historia” pozostaje w księdze papierowej. A więc, by uzyskać dostęp do wykreślonych wpisów, niestety najczęściej wciąż będzie trzeba wykazać interes prawny (w przypadku odpisu zupełnego). Dopiero jeśli chodzi nam o część historii księgi, która miała miejsce już po migracji (a więc wpisy wykreślane były już w księdze elektronicznej), to wówczas mamy ułatwione zadanie.

Stan prawny obowiązujący na dzień 07.11.2009