Mamy 11 279 opinii naszych Klientów
Zadaj pytanie » Zadaj pytanie »

Indywidualne Porady Prawne

Masz podobny problem?
Opisz nam go i zadaj pytania.

(zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje)

Delegacje służbowe

Autor: Małgorzata Rybarczyk • Opublikowane: 06.07.2012

Według jakich przepisów rozliczać zagraniczne delegacje służbowe pracowników zatrudnionych na umowy-zlecenia. Nie wiemy, w jaki sposób dokonywać przeliczenia na złotówki (pracownicy sami wymieniają walutę), są bowiem różne wersje podawane nam przez urzędy. Znaleźliśmy przepisy dotyczące pracowników na umowę o pracę, a nie ma na umowę-zlecenie. Nie wiemy, według jakiej daty mamy dokonywać przeliczenia i według jakich wysokości. Jak rozliczać i przeliczać wyjazdy, jeżeli pracownik jest zatrudniony na umowę-zlecenie? Co w sytuacji, gdy jedzie do dwóch krajów, ale już w Polsce wymienia złotówki na inną walutę z powodów technicznych – jak go później rozliczać? Czy istnieją specjalne druki do rozliczeń zagranicznych, czy można rozliczać na zwykłym „Poleceniu wyjazdu służbowego”? Prosimy także do powyższych pytań podać podstawy prawne.


Masz podobny problem? Kliknij tutaj i zadaj pytanie.

Pracodawca ma obowiązek wypłacania i rozliczania delegacji zagranicznej zawsze w stosunku do pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę. Obowiązek ten wynika z przepisów Kodeksu pracy, jednak obejmuje on jedynie pracowników pozostających w stosunku pracy, nie reguluje zaś sytuacji, gdy pracownik delegowany jest zatrudniony na podstawie umowy o dzieło, zlecenia czy też umowy agencyjnej. Nie oznacza to jednak, że pracodawca będący zleceniodawcą nie może zawrzeć umowy-zlecenia, z którą to wiązać się będzie obowiązek odbycia podróży krajowej lub zagranicznej przez pracownika–zleceniobiorcę. W takich sytuacjach na zasadzie swobody umów strony mogą uzgodnić, że zleceniobiorca w związku z wykonaniem umowy otrzyma wynagrodzenie oraz zwrot wydatków poniesionych na jej wykonanie, w tym m.in. zwrot kosztów podróży, co wynika z art. 742 Kodeksu cywilnego – zleceniodawca powinien zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. Zwrot kosztów takich wyjazdów nie obejmuje jednak, z mocy prawa, zwrotu wszystkich świadczeń, o których mowa w przepisach dotyczących delegacji służbowych pracowników. Dlatego aby zwrot kosztów – obok kosztów rzeczywiście poniesionych przez zleceniobiorcę – mógł obejmować również zwrot diet i ryczałtów, odpowiednie kwestie dotyczące zasad rozliczania podróży służbowych zleceniobiorcy powinny zostać określone przez strony umowy w umowie-zleceniu.

 

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 10 grudnia 2003 r. (sygn. akt I SA/Gd 1618/00) stwierdził, że nie ma przeszkód prawnych, aby zleceniodawca pokrył koszty, jakie zleceniobiorca poniósł w związku z wykonaniem danego zlecenia, podkreślił jednak: „jeżeli zostaje zawarta pisemna umowa zlecenia”. Takie samo stanowisko prezentuje Ministerstwo Finansów w opinii z dnia 30 lipca 1992 r. w sprawie PO 2/N-8010-0742/92: „jeżeli zleceniodawca zgodnie z zawartą umową zlecenia zobowiązał się pokryć z własnych środków koszty delegacji służbowych zleceniobiorcy, to zwrot tych kosztów u zleceniodawcy należy uznać za koszt uzyskania przychodów”.

 

Kwestie dotyczące wyjazdów pracowników zatrudnionych u innych pracodawców mogą być ustalane w sposób dowolny przez pracodawcę w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W takiej sytuacji w trakcie wyjazdy zagranicznego pracownik otrzymuje delegację w wysokości ustalonej przez pracodawcę.

 

Zgodnie z art. 775 § 4 Kodeksu pracy postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy nie mogą ustalać diety za dobę delegacji służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Dopuszczalne jest więc ustalenie, że dieta z tytułu wyjazdu zagranicznego będzie niższa niż wysokość diety zagranicznej wskazanej w rozporządzeniu. Warunkiem jest, by dieta zagraniczna nie była niższa niż wysokość diety ustalonej dla podróży służbowych w kraju, od 2004 roku wysokość diety krajowej to 23 zł (tak: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju). Potwierdzone to zostało wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z dnia 4 października 2005 r. w sprawie K 36/03, zgodnie z którym diety z tytułu podróży zagranicznej mogą być ustalane w wysokości niższej niż w sferze budżetowej (nie mogą być one jedynie niższe niż diety krajowe).

 

Niestety żaden z przepisów prawa nie wskazuje, w jaki sposób i w jakich kwotach rzeczywiście pracodawca winien dokonywać rozliczenia delegacji służbowych wystawionych dla zleceniobiorcy. Dlatego też strony, by uniknąć problemów przy ustalaniu sposobu i metod rozliczania delegacji zleceniobiorców, wskazują wprost, iż do rozliczania delegacji stosowanie mieć będą przepisy rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2012 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu delegacji służbowej poza granicami kraju.

 

Przepisy nie wyłączają wprost możliwości stosowania wobec zleceniobiorców przepisów określających wysokość diet w delegacjach dotyczących pracowników pozostających w stosunku pracy, jeżeli nie zostało to wskazane w umowie. W związku z tym uważam, że mogą Państwo rozliczać delegację służbową zleceniobiorców zgodnie z zasadami właściwymi dla pracowników i przy dokonywaniu tegoż rozliczenia powoływać się na załącznik do rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2012 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju dotyczącej wysokości diety za dobę podróży oraz limitu na nocleg w hotelu.

 

W kwestii właściwego przyjęcia właściwego kursu walut dla przeliczania delegacji. Przy rozliczaniu kursu waluty, w której wypłacana jest delegacja dla zleceniobiorcy, stosować należy przepis art. 11a ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), który stanowi, że „przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu”. Przepis ten nie wskazuje, jaki dzień należy uznać za dzień uzyskania przychodu. Aby zatem prawidłowo wykazać w ewidencji koszty uzyskania przychodów, należy w pierwszej kolejności określić dzień poniesienia kosztu, a następnie zastosować właściwy średni kurs NBP. Dzień poniesienia kosztu jest zdefiniowany w art. 22 ust. 5d ustawy o podatku od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm). Zgodnie z tym przepisem za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury lub rachunku z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Powyższy przepis zawiera sformułowanie „dzień, na który ujęto koszt”, czyli na który przypada data dokonania operacji (zdarzenia, wystawienia faktury itp.), a nie „dzień, w którym ujęto koszt”, czyli w którym dokonano technicznego wprowadzenia informacji do systemu. Biorąc pod uwagę powyższe oraz fakt, że ustawodawca nie określił, który konkretnie moment uznaje się za dzień przeprowadzenia operacji gospodarczych w przypadku rozliczenia kosztów delegacji zagranicznej, podatnik może przyjąć, że jest nim dzień rozliczenia zaliczki i według tego dnia zakwalifikować koszty delegacji (w tym noclegów i diet) do kosztów uzyskania przychodów. Powyższe potwierdzają interpretacje organów podatkowych, np. interpretacja Pierwszego Urzędu Skarbowego w Katowicach z dnia 8 grudnia 2005 r., sygn. akt PDP/423-17/05.

 

Kwestia rozliczania delegacji służbowych zleceniobiorcy do różnych krajów następujących bezpośrednio po sobie prezentuje się w następujący sposób.

 

§ 4 ust. 3 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2012 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju stanowi, że dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Ponieważ w każdym z państw zleceniobiorcy wykonują powierzone im przez Państwa obowiązki służbowe, to diety wypłacane zleceniobiorcom należy liczyć osobno dla każdego z państw w którym przebywa zleceniobiorca, z uwzględnieniem czasu, który w każdym z państw spędza zleceniobiorca. Podobnie wypowiada się Małysz Franciszek w artykule „Należności z tytułu pracowniczych podróży służbowych”, opublikowanym w miesięczniku „Służba Pracownicza” (2011/4/26). Za takim liczeniem wysokości diet przemawia również wykładnia celowościowa zapisów rozporządzenia, które wskazuje, iż koszty utrzymania (wyżywienia i wydatków) są zróżnicowane w każdym państwie, a w związku z tym zleceniobiorca ponosi różne koszty związane z wykonywaniem swoich obowiązków. Jedynie w przypadku podróży tranzytowej przez terytoria kilku państw w celu wykonania obowiązków jedynie w jednym państwie dietę rozlicza się według wysokości właściwej dla państwa docelowego.

 

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj i zapytaj prawnika >>

 

Komentarze (0):

Uwaga!
Szanowni Państwo!
Nasi prawnicy nie odpowiadają na pytania zadawane w formie komentarza pod tekstem. Jeśli chcą Państwo powierzyć swój problem naszym prawnikom, prosimy kliknąć tutaj >>

  • IX plus III =

»Podobne materiały

Odmowa wykonania polecenia służbowego

Mój pracodawca zaczyna współpracę z firmą prowadzącą działalność w Brazylii. Zamierza delegować tam pracowników na dwumiesięczne delegacje. Uważam, że to miejsce niebezpieczne i nie chcę tam wyjeżdżać. Czy mogę powołać się na jakiś przepis, odmawiając wykonania polecenia służbowego? Jeżeli nie, będę

 

Porad przez Internet udzielają
prawnicy z dużym doświadczeniem:
Prawnicy

Zapytaj prawnika

Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje!
Wycenę wyślemy do 1 godziny
wizytówka Szukamy ambitnego prawnika »