Zmiana miejsca przechowywania ksiąg

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości¹ księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę, przy czym za jednostkę zgodnie z art. 2. ust. 1 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości uważa się mające siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

1. spółki handlowe (osobowe i kapitałowe, w tym również w organizacji) oraz spółki cywilne, z zastrzeżeniem pkt 2, a także inne osoby prawne, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
2. osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro;
3. jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,
4. gminy, powiaty, województwa i ich związki, a także:

• państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe,
• gminne, powiatowe i wojewódzkie zakłady budżetowe,

5. jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i 2;
6. oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych;
7. inne jednostki, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

Jednakże zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych:

1. przedsiębiorcy, który oferuje usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych (biura rachunkowe), lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego;
2. w przypadku jednostek sektora finansów publicznych – innej jednostce sektora finansów publicznych.

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przez biuro rachunkowe może nastąpić konieczność zmiany miejsca przechowywania ksiąg. Zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości, w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu kierownik jednostki jest obowiązany:

1. powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania;
2. zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Zmianę miejsca przechowywania ksiąg przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi mogą zgłosić na formularzu CEIDG-1 za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, natomiast pozostałe jednostki – na formularzu NIP-8 lub NIP-2, bezpośrednio do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Nieprawidłowości związane ze zmianą miejsca przechowywania ksiąg mogą skutkować odpowiedzialnością karną. Zgodnie z art. 60 § 2 Kodeksu karnego skarbowego – kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedzibę, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi – w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych (w wypadku mniejszej wagi czyn taki traktowany jest jako wykroczenie skarbowe i podlega karze grzywny w granicach od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia).

_______________________________

1 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.)

2 Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r., poz. 186, z późn. zm.)

Poprzedni materiał

Następny materiał