Mamy 7240 opinii naszych Klientów
Zadaj pytanie » Zadaj pytanie »

Indywidualne Porady Prawne specjalistów

Wpisz tutaj swoje pytanie, aby trafiło do naszego prawnika specjalisty.

Używanie prywatnego samochodu do celów służbowych – tzw. kilometrówka

Autor: Łukasz Poczyński • Opublikowane: 15.04.2010

Mam kilka pytań odnośnie „kilometrówki”, czyli używania prywatnego samochodu do celów służbowych. Czy poza kwotą wynikającą z przeliczenia danej stawki razy kilometr należą się pracownikowi jakieś inne wynagrodzenia, np. zwrot kosztów za opony zimowe? Czy jeśli miejscem pracy jest nie tylko siedziba firmy, ale też miejsce zamieszkania, zwrot za przejechane kilometry liczy się od domu pracownika? Jak należy opodatkować dochody z tego tytułu?

Aleksander Słysz

Pracodawca może refundować pracownikowi koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych na dwa sposoby: przyznając miesięczny ryczałt pieniężny albo rozliczając się z pracownikiem według faktycznie przejechanych przez niego kilometrów (tzw. kilometrówka).

 

Musi Pan odróżnić te dwie rzeczy, bowiem zasady rozliczenia są tutaj inne. Jeśli pracodawca zdecydował się na ryczałt, wówczas rozliczenie wygląda następująco. Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy zwrot kosztów następuje na podstawie zawartej z pracownikiem umowy cywilnej, w terminach miesięcznych, w formie ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Podstawą obliczenia poniesionych przez pracownika kosztów jest składane przez niego co miesiąc pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych.

 

Z kolei w § 3 tego rozporządzenia określony został maksymalny miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, uzależniony od liczby mieszkańców w gminie lub w mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten ustala pracodawca, przy czym nie może on przekroczyć:


Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? – kliknij tutaj i zapytaj prawnika >>

 

  1. w mieście do 100 tys. mieszkańców – 300 km,
  2. w mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 500 km,
  3. w mieście zamieszkałym przez powyżej 500 tys. mieszkańców – 700 km.

 

Jak więc wynika z powyższego, w przypadku zastosowania ryczałtu obowiązują pewne limity.

 

Zwrot pracownikowi kosztów wymiany opon, przeglądów okresowych itp. zależy tylko od dobrej woli pracodawcy – może on dobrowolnie przyjąć takie zobowiązanie na siebie, ale nie musi.

 

Rozliczanie pracownika korzystającego z prywatnego samochodu do celów służbowych według tzw. kilometrówki polega na tym, że przebieg pojazdu ustala się na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu tego pojazdu. W przypadku rozliczenia na podstawie kilometrówki pracodawca powinien więc zwrócić Panu należność za ilość faktycznie przejechanych kilometrów.

 

Ramowe zasady zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych określone zostały we wspomnianym rozporządzeniu. Zgodnie z § 2 wskazanego rozporządzenia koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 nie mogą być wyższe niż 0,5214 zł, a dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 nie wyższe niż 0,8358 zł.

 

Przedmiotowe rozporządzenie nie przewiduje w ramach zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych obowiązku pokrycia innych kosztów związanych np. z wymianą opon. Są to więc koszty, które co do zasady powinien ponieść sam pracownik.

 

Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzić należy odrębnie dla każdego pojazdu. Powinna ją prowadzić osoba faktycznie używająca pojazdu (np. pracownik).

 

Stawienie się w miejscu pracy należy do obowiązków pracownika. W związku z tym, moim zdaniem, koszty dojazdu pracownika z domu do pracy nie powinny znaleźć się w ewidencji przebiegu pojazdu, gdyż nie jest to korzystanie z pojazdu na potrzeby działalności gospodarczej pracodawcy. Oczywiście przepisy wewnątrzzakładowe mogą stanowić, że pracownicy mają prawo do zwrotu kosztów dojazdów do pracy. Proszę jednak pamiętać, że zasadniczo koszty dojazdu do miejsca pracy są kosztami każdego pracownika. Dojazd do miejsca pracy nie stanowi więc podróży służbowej, za którą przysługuje kilometrówka.

 

Jeśli chodzi o kwestię opodatkowania to sprawa wygląda następująco.

 

Kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), i to niezależnie od wysokości tych kwot. Zwrot poniesionych przez pracownika kosztów z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych jest zwolniony z podatku jedynie wtedy, gdy:

 

1) samochód prywatny jest wykorzystywany do celów służbowych w jazdach zamiejscowych i to tylko w ramach limitów stawek i kwot określonych w omawianym wyżej rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof);

2) obowiązek ponoszenia tych kosztów albo możliwość zwrotu kosztów (w jazdach lokalnych lub zamiejscowych) wynika wprost z przepisów innych ustaw (chodzi tu w praktyce tylko o zwroty wypłacane pracownikom Służby Leśnej i listonoszom).

 

Inaczej jest natomiast, jeśli chodzi o odprowadzenie od tych kwot składek na ubezpieczenia społeczne. Zarówno ryczałty, jak i „kilometrówka” nie wchodzą do podstawy ich wymiaru – są zwolnione do wyżej określonych wysokości. Dla zwolnienia z oskładkowania przebieg pojazdu musi być udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego). Jeżeli pracodawca wypłaca kilometrówkę w kwocie wyższej niż określona przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., to obowiązany jest opłacić składki ZUS od różnicy pomiędzy kilometrówką ustaloną w kwocie wyższej a określoną przepisami powyższego rozporządzenia. Ponad ustalone limity stanowić będzie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

 

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj i zapytaj prawnika >>

 

Prezentowana opinia prawnika nie zawiera odpowiedzi na dodatkowe pytania klienta i dlatego może nie wyczerpywać w pełni omawianego zagadnienia. Często dopiero dzięki dodatkowym pytaniom i odpowiedziom można uzyskać kompletną poradę prawną. Podkreślamy, że w naszym serwisie można zadawać dodatkowe pytania bez ograniczeń czasowych i ilościowych.

Komentarze (2):

Uwaga!
Szanowni Państwo!
Nasi prawnicy nie odpowiadają na pytania zadawane w formie komentarza pod tekstem. Jeśli chcą Państwo powierzyć swój problem naszym prawnikom, prosimy kliknąć tutaj >>

  • VI minus III =

27.03.2012

nasi politycy są jak komuniści jak mówią ze wezmą to wezmą jak mówią ze dadzą to tylko mówią

zybbi2

11.01.2012

Wyglada to na czyste złodziejstwo w wykonaniu polityków realizowane juz od 2008 roku. Jawne okradanie obywateli jadących na delegację własnym samochodem.
Najlepiej by mieli gdzieś zachomikowane paliwo z 2008 roku.
Decydenci mają wszak słuzbowe auta i ich to nie rusza.

wkurzony

Indywidualne Porady Prawne specjalistów

Wpisz tutaj swoje pytanie, aby trafiło do naszego prawnika specjalisty.

»Podobne materiały

Samochód prywatny do celów służbowych

Pracownik nieposiadający samochodu pragnie skorzystać – udając się w podróż służbową – z samochodu pracownika posiadającego spisaną umowę z zakładem na używanie go do celów służbowych. Czy mogę rozliczyć mu „kilometrówkę”?

Zwrot kosztów użytkowania samochodu a zaświadczenie o dochodach

Proszę o odpowiedź, czy zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego dla celów służbowych (ryczałt) winien być wykazany w zaświadczeniu o dochodach dla celów sądowych? Czy stanowi dochód, nie będąc podstawą do obliczania wysokości stawki urlopowej, chorobowej, emerytalnej, rentowej? Zaświadczenie o wysokości dochodu ma być podstawą określenia wysokości alimentów.

Wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych

Mój mąż ma do dyspozycji samochód służbowy. Ostatnio jego młodsza koleżanka z firmy prosiła go kilkakrotnie o podwiezienie tym samochodem  – chodziło nie tylko o podwożenie do pracy, ale także o sprawy prywatne, także poza godzinami pracy męża (mam na to dowody, a o samej sytuacji dowiedziałam się od innego pracownika). Rozmawiałam o tym z mężem, ale on zaprzeczył i nawet usunął wszelkie wiadomości SMS i e-maile od tej pani. Czy mogę jakoś odzyskać tę korespondencję (np. od operatora sieci komórkowej)? Jak można przerwać tę sytuację? Nie chcę, by mąż stracił pracę i został posądzony o molestowanie.

Zwolnienie z podatku od środków transportowych

Czy samochód ciężarowy służący do odśnieżania może zostać objęty zwolnieniem z podatku od środków transportowych? Zgodnie z ustawą o podatkach i opłatach lokalnych (art. 12 ust. 1 pkt 2) zwalnia się z tego podatku „pojazdy specjalne oraz pojazdy używane do celów specjalnych w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym”. Jak interpretować ten zapis?

 

Telefon służbowy

Prowadzę własną działalność. Chcę zatrudnić nową osobę do biura, które jest czynne 8–16, ale zagraniczny klient wymaga 24-godzinnej dyspozycyjności (telefonicznej). Chcę dać pracownikowi telefon służbowy, ale nie wiem, jak w umowie i wynagrodzeniu uwzględnić ową dyspozycyjność. Proszę o wskazówki.

Użyczenie samochodu a wypadek

Poprosiłam znajomego o przysługę, która polegała na zawiezieniu moim samochodem mojej siostry z Poznania do Szczecina i z powrotem (siostra nie ma prawa jazdy, a ja byłam wtedy bardzo zajęta). W trakcie jazdy znajomy rozpędził się do prawie 200 km/h i spowodował wypadek, w wyniku którego samochód został zniszczony. Teraz odmawia zwrócenia mi kosztów naprawy (samochód nie ma AC). Co mogę zrobić, aby dostać odszkodowanie? Czy mogę powołać się na art. 714 Kodeksu cywilnego (użyczenie samochodu)?

 

Zwrot służbowego laptopa po śmierci żony

Moja żona, która była członkiem zarządu i wspólnikiem spółki z o.o., zmarła w zeszłym miesiącu. Posiadała m.in. służbowego laptopa, zakupionego w 2009 r. Czy spółka może domagać się jego zwrotu? Czy w tej kwestii mogło nastąpić przedawnienie roszczeń? Chciałbym się także dowiedzieć, czy jako osoba, która przejęła spadek po zmarłej żonie w całości, jestem zobowiązany prawnie do spłaty faktur, które żona wystawiała na spółkę w całym okresie jej działalności.

Naliczanie i odprowadzanie podatku dochodowego

Obowiązek naliczania i odprowadzania podatku dochodowego może spoczywać na samym podatniku lub na płatnikach, którymi w podatku dochodowym od osób fizycznych są w szczególności zakłady pracy, rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz organy rentowe.

wizytówka Szukamy prawników »