Autor: Bogusław Nowakowski

Upoważnienia do załatwiania spraw notarialnych i spadkowych

Mieszkamy za granicą, dwa miesiące temu zmarł mój mąż. Miał w Polsce nieruchomość, której sprzedaż była w trakcie (formalnościami zajmowała się jego siostra na mocy upoważnienia). Teraz wszystko zostało wstrzymane, bo najpierw musi być przeprowadzona sprawa spadkowa. Co zrobić w tej sytuacji, skoro obecnie nie mogę przyjechać do Polski? Czy szwagierka w moim imieniu może załatwiać wszystkie sprawy u notariusza? Jak wystawić upoważnienie? Co powinna zrobić moja córka (może zrzec się praw do spadku na moją korzyść?), żeby było w tej sprawie jak najmniej komplikacji?

Znalazła się Pani w dosyć kłopotliwej sytuacji.

Wskutek śmierci męża wygasło jego pełnomocnictwo dla siostry, stąd szwagierka nie może dokonać czynności zbycia nieruchomości.

W opisanej przez Panią sytuacji siotra męża nie może załatwić spraw za Panią w sądzie – ani samodzielnie, ani jako pełnomocnik. Do tego wymagane jest pełnomocnictwo procesowe. Stosownie do polskich przepisów Kodeksu cywilnego „pełnomocnikiem może być adwokat lub radca prawny, a w sprawach własności przemysłowej także rzecznik patentowy, a ponadto osoba sprawująca zarząd majątkiem lub interesami strony oraz osoba pozostająca ze stroną w stałym stosunku zlecenia, jeżeli przedmiot sprawy wchodzi w zakres tego zlecenia, współuczestnik sporu, jak również rodzice, małżonek, rodzeństwo lub zstępni strony oraz osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia” (art. 87 § 1).

Siostra męża nie jest żadną z tych osób.

W rachubę wchodzi więc załatwienie wszystkiego na drodze notarialnej. Tutaj nie ma ograniczenie co do osoby pełnomocnika, byle był on dorosły i nie był pozbawiony praw obywatelskich.

Obejmowałoby to:

1. złożenie oświadczenia o przyjęciu spadku po mężu wprost,
2. sporządzenie poświadczenia dziedziczenia w formie aktu notarialnego,
3. ewentualny dział spadku po mężu, gdyby było więcej spadkobierców niż tylko Pani,
4. być może w końcowym efekcie zbycie odziedziczonej nieruchomości, przyjęcie pieniędzy od nabywcy.

W tym układzie musiałaby Pani sporządzić stosowne pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego. Ponieważ jest Pani za granicą, konieczna byłaby wizyta u tamtejszego notariusza (lub innej osoby mającej prawo sporządzania aktów notarialnych lub dokumentów mających takie znaczenie jak nasz akt notarialny) i sporządzenie przez niego aktu notarialnego pełnomocnictwa, które obejmowałoby wskazane czynności oraz inne niezbędne do przeprowadzenia sprawy ustalenia i potwierdzenia praw do spadku po mężu, a nawet zbycia spadku lub jego poszczególnych składników.

Ponieważ w skład spadku wchodzi nieruchomość, a dla jej zbycia (darowania, działu u notariusza) wymagana jest forma aktu notarialnego, także pełnomocnictwo musi mieć taką formę. Według kodeksu cywilnego:

„Art. 99. § 1. Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.

§ 2. Pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie”.

Zgodnie z Konwencją znoszącą wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzoną w Hadze dnia 5 października 196 r. (Dz. U. z dnia 24 czerwca 2005 r. Nr 112, poz. 938), winny być one poświadczone przez właściwy organ państwa, z którego dokument pochodzi.

Konwencja nakłada na jej sygnatariuszy wymóg zniesienia legalizacji dokumentów urzędowych sporządzonych na terytorium jednego z państw–stron, a przedkładanych na terytorium innego. Za dokumenty urzędowe uważa się dokumenty sądowe, administracyjne, akty notarialne, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych, tj. poświadczenia wymagają: akty stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu), wyroki sądowe, dokumenty sporządzone przed urzędnikiem państwowym (Certifying Officer), świadectwa szkolne oraz dyplomy, pełnomocnictwa, testamenty i inne.

Konwencja nie obejmuje dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, jak również dokumentów administracyjnych, dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych – przykładowo należy tu wymienić licencje eksportow-=importowe lub Oświadczenia Końcowego Użytkownika.

W miejsce legalizacji Konwencja wprowadza jednolite poświadczenie zwane „apostille”, które jest dołączane do dokumentu, a jego wzór stanowi załącznik do Konwencji. Klauzula apostille poświadcza: autentyczność podpisu na dokumencie, charakter, w jakim działa osoba sygnująca dokument, tożsamość pieczęci lub stempla, którym opatrzony jest dokument. Klauzula ta umieszczona na dokumencie nie poświadcza faktu, że sygnatariusz dokumentu był uprawniony do jego podpisania i nie odnosi się do treści dokumentu.

Istotą dokumentu opatrzonego apostille jest natomiast to, że tak poświadczony dokument może być bezpośrednio przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom państw–stron Konwencji z pominięciem dalszych legalizacji dokonywanych przez przedstawicielstwa dyplomatyczne i urzędy konsularne.

Może Pani po sporządzeniu pełnomocnictwa opatrzyć je apostille przez właściwy organ w państwie, w jakim było wystawione. Potem należy przesłać je do Polski do siostry męża. Ona niech odda to do przetłumaczenia przez tłumacza przysięgłego na język polski i z takimi dokumentami może działać w Pani imieniu.

Ponieważ zgodnie z prawem polskim pełnomocnictwo do przeniesienia własności nieruchomości (sprzedaż, kupno, darowizna) musi zostać sporządzone w formie aktu notarialnego, polski konsul nie może poświadczyć własnoręczności podpisu na tego rodzaju dokumencie. Osoby, które chcą udzielić pełnomocnictwa do przeniesienia własności nieruchomości, powinny udać się do miejscowego notariusza (adwokata) a następnie dodatkowo otrzymać na pełnomocnictwie poświadczenie apostille właściwego organu w tym państwie.

Oświadczenie o przyjęciu spadku (wprost albo z dobrodziejstwem inwentarza) powinno być złożone w ciągu 6 miesięcy od dnia dowiedzenia się o śmierci męża.

W razie niezłożenia oświadczenie o przyjęciu spadku w tym terminie według naszego prawa uznaje się, że spadek został przyjęty wprost, co oznacza, że odpowiadałaby Pani za ewentualne długi małżonka tym, co Pani odziedziczyła, oraz swoim majątkiem osobistym.

Jeżeli złoży Pani oświadczenie o przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza, Pani odpowiedzialność za ewentualne długi małżonka będzie ograniczona do tego, co Pani odziedziczyła. Brak oświadczenia o przyjęciu spadku powoduje dodatkowo, że nie jest możliwe przez te 6 miesięcy załatwienie sprawy spadkowej czy to w sądzie, czy u notariusza.

Siostra męża, mając pełnomocnictwo od Pani, może wszystko załatwić w jeden dzień (przyjęcie spadku, poświadczenie dziedziczenia, dział spadku, zbycie spadku lub nieruchomości).

Przy sporządzaniu pełnomocnictwa powinna Pani znać: dane małżonka, imiona jego rodziców, datę śmierci, miejsce zgonu, numer aktu zgonu (oraz kiedy i przez kogo został sporządzony), być może numer PESEL, NIP polski; dane siostry męża (imiona, nazwisko, data urodzenia, imiona rodziców, jakim dokumentem się legitymuje, przez kogo wydanym i jak się ona nazywa, można wskazać numer PESEL, NIP).

Być może notariusz na miejscu będzie chciał zobaczyć akt zgonu. Z tym bywa różnie, proszę więc sprawdzić najpierw, czego będzie oczekiwał od Pani.

Pani córka może w chwili obecnej dokonać odrzucenia spadku po swoim ojcu.

Bez potwierdzenia prawa do spadku nie jest możliwe dysponowanie tym spadkiem, bo nie wiadomo, czy ma się do tego w ogóle prawo.

Jeżeli córka odrzuciłaby spadek po ojcu, to jest to dobre rozwiązanie, jeżeli nie ma jeszcze własnych dzieci. Gdy są wnuki, to odroczenie spadku spowoduje dodatkowe komplikacje. Spadek w części, w jakiej przypada córce, odziedziczą jej dzieci, a jak są małoletnie, to udział córki w sprawie i tak będzie konieczny, ponieważ ona jest ich przedstawicielką ustawową.

Jeżeli nie ma dzieci, córka może spadek odrzucić – ale wtedy spadkobiercami zostają rodzice męża i konieczny jest ich udział w sprawie. Jeżeli nie żyją, w ich miejsce wchodzi rodzeństwo męża.

W tej sytuacji najlepiej byłoby doprowadzić do uzyskania stwierdzenia nabycia spadku lub poświadczenia dziedziczenia po mężu u notariusza. Córka mogłaby dać Pani pełnomocnictwo do złożenia oświadczenia o nabyciu spadku po swoim ojcu oraz do reprezentowania przy sporządzaniu poświadczenia dziedziczenia i składania w tym zakresie w jej imieniu oświadczeń woli koniecznych dla przeprowadzenia tego procesu. Może to także obejmować prawo do działu spadku oraz zbycia spadku w części lub w całości lub jego składników. Sposób załatwiania pełnomocnictwa jest taki sam (tylko ewentualna treść jest inna).

Wskazane byłoby zawarcie w pełnomocnictwie zapisu o prawie do zawierania w imieniu córki umowy ze sobą, tzn. udział w spadku przenoszony byłby na Panią, a Pani byłaby jednocześnie stroną umowy oraz osobą reprezentującą drugą stronę umowy.

Tłumaczenie może być przeprowadzone przez tamtejszego tłumacza (proszę tylko sprawdzić, czy jest to odpowiednik naszego tłumacza przysięgłego).

Inne dokumenty mogą być także tłumaczone przez tamtejszego tłumacza przysięgłego.

poleć pytanie znajomemu     wersja do druku