Autor: Łukasz Poczyński

Obowiązki pracodawcy delegującego pracowników do tymczasowej pracy za granicą

Znalazłem dla mojej firmy zlecenie za granicą, w jednym z krajów Unii, chodzi o usługi budowlane. Chciałbym wysłać na początek nowych pracowników i podpisać z nimi umowy-zlecenia na wykonanie konkretnych prac. Co jako pracodawca muszę im zapewnić? Jak będzie się przedstawiać sprawa podatków?

Na wstępie chciałbym zacząć od tego, że w przedstawionych okolicznościach zawieranie umowy-zlecenia z pracownikami, na mocy której będą oni wykonywali podobną pracę do tej, jaką wykonują inni pracownicy w ramach stosunku pracy, może okazać się nienajlepszym rozwiązaniem.

Przede wszystkim pracodawca zawierający z pracownikiem umowę-zlecenie powinien zwrócić uwagę, czy aby umowa ta nie posiadała cech charakterystycznych dla stosunku pracy. Jeżeli tak będzie, to pracownik w drodze postępowania sądowego może się domagać uznania, że faktycznie zawarto umowę o pracę, a nie umowę-zlecenie.

Na marginesie dodam tylko, że umowa-zlecenie jest umową cywilnoprawną regulowaną przepisami Kodeksu cywilnego. Jej cechą jest to, iż zleceniobiorca sam organizuje sobie sposób pracy, określa czas pracy, nie musi być także ona bezwarunkowo wykonywana osobiście, albowiem zleceniobiorca może w określonych sytuacjach też zastąpić się osobą trzecią.

Umowa-zlecenie jest umową należytej staranności, czyli zleceniobiorcy przysługuje roszczenie o wynagrodzenie, jeśli tylko nie można mu zarzucić niestaranności w sposobie prowadzenia spraw zleceniodawcy (nie odpowiada za rezultat podjętych działań). Każda ze stron może ją wypowiedzieć w każdym czasie, z zachowaniem jednak warunków określonych w Kodeksie cywilnym.

Z kolei umowa o pracę regulowana jest przepisami Kodeksu pracy. Przez umowę o pracę pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie zgodnym z treścią umowy o pracę (art. 22 § 1 K.p.). Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia niezależnie od skutków pracy (ryzyko obciąża pracodawcę), także za czas nieświadczenia pracy.

Wypowiedzenie umowy o pracę może nastąpić wyłącznie na warunkach określonych przepisami Kodeksu pracy.

Osobie, która świadczy pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy-zlecenia) służy powództwo o ustalenie stosunku prawnego, jeśli faktyczne cechy umowy wskazują na istnienie umowy o pracę (tak Sąd Najwyższy w wyroku z 23.09.1998 r., II UKN 229/98).

Praktyka zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną co do zasady jest niedopuszczalna i może mieć miejsce wyłącznie w przypadkach wynikających z przepisów prawa.

Należy też pamiętać, iż świadczenie usług na podstawie umowy-zlecenia nie może prowadzić do wykonywania pracy w warunkach podporządkowania, przy obowiązku stosowania się do wiążących poleceń (tak SN w wyroku z 15.10.1999 r., I PKN 307/99).

Z pytania wynika, że pozyskał Pan pewne zlecenia od zagranicznego kontrahenta i w związku z tym chciałby Pan wysłać do pracy za granicę swoich nowych pracowników.

W praktyce nierzadko pracodawcy wysyłają za granicę pracowników zatrudnionych na podstawie umowy-zlecenia, czuję się jednak w obowiązku uprzedzić Pana o ewentualnych przykrych skutkach, jakie może nieść ze sobą zastępowanie umowy o pracę umową-zleceniem.

Dlatego proponuję zawrzeć ze swoimi nowymi pracownikami umowę o pracę (choćby na czas określony). Zawierając umowę o pracę, powinien Pan zadbać, aby w umowach tych wprowadzić stosowne postanowienia, zwłaszcza co do miejsca świadczenia pracy.

Wówczas możliwe będzie zastosowanie procedury delegacji pracowników do pracy za granicą. Oczywiście delegować będzie Pan mógł zarówno pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak i na podstawie umowy-zlecenia.

Co prawda procedura delegowania łączy się z pewnymi formalnościami, które trzeba załatwić, jednakże plusy z jej zastosowania są dla pracodawcy dość spore.

Przede wszystkim takie delegowanie na teren innego państwa Unii Europejskiej w większości przypadków nie podlega ograniczeniom związanym na przykład z obowiązkiem uzyskiwania zezwoleń o pracę, gdyż byłoby to naruszenie swobody świadczenia usług.

Oznacza to, że w zdecydowanej większości krajów Wspólnoty pracodawca będzie mógł generalnie bez przeszkód zatrudniać pracowników w celu świadczenia przez nich pracy związanej z wykonaniem umów zawartych pomiędzy nim a zagranicznym kontrahentem.

Poza tym polskie przepisy ubezpieczeniowe bardzo korzystnie traktują firmy usługowe, które wysyłają pracowników za granicę. Wysyłając pracownika za granicę, może Pan na przykład opłacać jego ubezpieczenie wedle polskich przepisów, a ponadto obowiązuje tutaj preferencyjny sposób obliczania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Ponadto takie oddelegowanie może nieustannie trwać do roku czasu, a możliwe jest również jego przedłużenie.

Oczywiście wysłanie pracownika do pracy za granicę powoduje też powstanie wielu dodatkowych obowiązków po stronie pracodawcy.

Przede wszystkim delegując pracownika za granicę do jednego z krajów Wspólnoty, należy zapewnić mu warunki pracy takie, jakie mają gwarantowane pracownicy w kraju, do którego pracownik jest delegowany. Obowiązek ten nakłada Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. Urz. UE L 18 z 21 stycznia 1997 r.), gwarantująca pracownikom delegowanym na terytorium państw Wspólnoty odpowiednie warunki zatrudnienia.

Bezwzględnie obowiązującą zasadą jest, aby warunki zatrudnienia pracownika oddelegowanego nie były mniej korzystne od warunków zatrudnienia obowiązujących w kraju, do którego pracownik zostanie oddelegowany. W konsekwencji pracodawca będzie musiał dostosować warunki zatrudnienia pracownika do standardów obowiązujących w kraju oddelegowania w zakresie czasu pracy, okresu wypoczynku, wymiaru płatnych urlopów rocznych, stawki płacy włącznie z wynagrodzeniem za nadgodziny.

Obowiązek dostosowania umowy o pracę istnieje jedynie wówczas, gdy warunki zatrudnienia w kraju oddelegowania są dla pracownika korzystniejsze niż w Polsce.

Informacje o warunkach zatrudnienia w państwie, w którym chce Pan świadczyć usługi, może Pan uzyskać za pośrednictwem Państwowej Inspekcji Pracy, która pełni w Polsce rolę instytucji łącznikowej.

Jeśli chodzi o kwestie ubezpieczenia pracownika to – tak jak pisałem wcześniej – istnieje szansa, aby pracownik podlegał ubezpieczeniu w naszym kraju.

Aby pracownik delegowany mógł nadal, w czasie pracy za granicą, podlegać polskim ubezpieczeniom, pracodawca musi dla niego uzyskać formularz E101.

Wydaje go ZUS właściwy terytorialnie dla pracodawcy. Jednak przed jego poświadczeniem ZUS sprawdzi, czy wszystkie opisane przez nas warunki delegowania są spełnione.

Jeśli są spełnione, ZUS poświadcza formularz E101. W zasadzie formularz ten powinien być wydany przed rozpoczęciem okresu delegowania na terytorium drugiego państwa. Nie ma jednak przeszkód, aby został wydany w trakcie tego okresu lub nawet po jego upływie (z mocą wsteczną).

Kierowanie pracowników do pracy za granicą przy jednoczesnym opłacaniu składek ubezpieczeniowych w Polsce będzie możliwe przy spełnieniu szeregu warunków, a w szczególności:

1. wysłanie pracowników nie powinno stanowić jedynej działalności przedsiębiorcy (musi on wykazywać działalność krajową);
2. przewidywany okres pracy pracownika za granicą nie może być jednorazowo dłuższy niż 12 miesięcy;
3. pracownik nie może zastępować innej osoby, której okres oddelegowania już się skończył;
4. siedziba, a także główne miejsce prowadzenia działalności, powinny być na terytorium Polski.

Zgodnie z art. 13-17 rozporządzenia Rady (EWG) Nr 1408/71 z 14.6.1971 r. w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie, może Pan ubezpieczać pracownika w Polsce przez okres 12 miesięcy. Jednak przepisy wspomnianego rozporządzenia – jak już wspominałem – przewidują możliwość przedłużenia tego okresu o kolejne 12 miesięcy, w sytuacji gdy praca przedłuża się ponad początkowo zakładany okres z powodu niedających się przewidzieć okoliczności.

Przedłużenie to jest możliwe pod warunkiem, że wyrazi na to zgodę właściwa władza państwa członkowskiego, na którego terytorium zainteresowany jest skierowany lub organ przez tę władzę wyznaczony. O zgodę (na formularzu E 102) należy wystąpić przed upływem początkowego okresu dwunastu miesięcy. Jednakże zgody tej nie można udzielić na okres dłuższy niż dwanaście miesięcy.

Jeśli natomiast chodzi o kwestie podatkowe, to sprawa wygląda następująco.

Wynagrodzenie, jakie osoba mająca miejsce zamieszkania w Polsce otrzymuje za pracę najemną wykonywaną w drugim państwie, podlega opodatkowaniu tylko w Polsce, jeżeli:

1. pracownik przebywa w drugim państwie przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni w roku, oraz
2. wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w drugim państwie, oraz
3. wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zakład, który pracodawca posiada w drugim państwie.

Łączne spełnienie powyższych trzech warunków spowoduje, że dochód pracownika będzie opodatkowany w Polsce. Jeżeli więc pracodawca posiadający siedzibę lub miejsce zamieszkania w Polsce wysyła do pracy za granicą pracownika na okres nie dłuższy niż 183 dni w roku, a wynagrodzenie za ten okres nie jest wypłacane przez zagraniczny zakład pracodawcy, to takie wynagrodzenie będzie opodatkowane w Polsce. Niespełnienie któregokolwiek z powyższych warunków spowoduje, że dochód pracownika z tytułu pracy za granicą będzie podlegał opodatkowaniu w drugim kraju. Oznacza to, że pracodawca nie będzie miał obowiązku odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy do polskiego urzędu skarbowego.

Natomiast dochód pracownika, który zostaje delegowany do pracy za granicę przez swojego polskiego pracodawcę i w związku z wyjazdem nie nastąpi zmiana pracodawcy (np. poprzez wynajem pracowników), po przekroczeniu 183 dni pobytu za granicą będzie podlegał opodatkowaniu w kraju, gdzie praca jest wykonywana.

Tak więc w przypadku okresów pracy za granicą przekraczających 183 dni (w roku podatkowym bądź liczonych w okresie 12 miesięcy od pierwszego przyjazdu do pracy za granicą lub wstecz od powrotu do kraju) wynagrodzenie będzie podlegało opodatkowaniu za granicą (i to od pierwszego dnia wykonywania pracy za granicą) i pracownik najprawdopodobniej będzie miał obowiązek odprowadzania zaliczek na podatek za granicą. Jednocześnie dochód ten nie będzie podlegał opodatkowaniu w Polsce, pracodawca powinien zatem zaniechać poboru i odprowadzania zaliczek do polskiego urzędu skarbowego.

Po przekroczeniu 183 dni pracy za granicą dochód podlega opodatkowaniu za granicą od pierwszego dnia wykonywania tam pracy. Oznacza to, że jeżeli pracodawca przez te 183 dni odprowadzał zaliczki do polskiego urzędu skarbowego, to po przekroczeniu tego okresu zaliczki te staną się nadpłatą (podatkiem pobranym nienależnie), o zwrot której może wystąpić zarówno płatnik (zakład pracy), jak i podatnik – w swoim zeznaniu rocznym.

poleć pytanie znajomemu     wersja do druku