Faksymile zamiast własnoręcznego podpisu

Czy faksymile może zastąpić własnoręczny podpis?

Na początku muszę wskazać, iż użycie faksymile nie jest uregulowane w drodze ustaw. Faksymile jest mechanicznym odbiciem podpisu i może ważnie zastępować podpis jedynie, gdy ustawa na to pozwala.

Pewne informacje na temat faksymile znajdujemy w orzecznictwie dotyczącym wymogów dla ważności podpisu. W uzasadnieniu do uchwały 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 30 grudnia 1993 r. (III CZP 146/93), dotyczącej podpisu na wekslu, czytamy:

„Zachodzą zatem podstawy, by przyjąć, że podpis musi stanowić wytwór pisania; mówiąc inaczej – podpisem jest wyłącznie znak napisany. Takie rozumienie interpretowanego pojęcia odpowiada wynikowi analizy semantycznej słowa »podpis«, w którym akcent trzeba położyć na określonej w nim czynności – pisać. Nie jest więc podpisem tuszowy odcisk palca, z którym ustawa – przy zachowaniu pozostałych wymagań określonych w art. 79 k.c. – wiąże jedynie skutki prawne przewidziane dla podpisu. Wobec warunku własnoręczności, o którym mowa w art. 78 k.c., nie jest również podpisem, a jedynie jego kopią, faksymile, który może być odciśnięty na dokumencie przez inną osobę. Ustawodawca sankcjonuje wprawdzie niekiedy mechaniczne odtworzenie podpisu, co uczynił np. w art. 921(10) § 2 k.c. w odniesieniu do podpisu dłużnika na dokumencie stanowiącym papier wartościowy na okaziciela, »…chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej«, czy w art. 339 § 2 k.h. w odniesieniu do podpisu zarządu na akcji. Wymienione przepisy świadczą jednak o tym, że mechaniczne odtworzenie podpisu może być jedynie uznane za równoważne z podpisem. Immanentną cechą podpisu bowiem jest własnoręczność. Cecha ta umożliwia funkcję identyfikacyjną, gdyż tylko własnoręczny podpis, który zawiera w sobie osobiste cechy charakteru pisma podpisującego (ukształtowanie liter, ich łączenie itp.), pozwala na stwierdzenie – za pomocą graficznej ekspertyzy pisma – że jest on autentyczny.

W obowiązującym ustawodawstwie nie ma wyraźnego wskazania, jaka ma być treść podpisu i w jaki sposób powinien on być wykonany. Odpowiedzi na to pytanie trzeba zatem poszukiwać, mając na uwadze całokształt materiału normatywnego oraz dyrektywy wynikające z języka, a także z funkcji, jaką pełni przepis mówiący o podpisie”.

Kiedy własnoręczny podpis jest wymagalny?

Z ww. uzasadnienia wynika niezbicie, iż własnoręcznego podpisu wymaga oświadczenie woli, gdyż tylko własnoręczny podpis pozwala zidentyfikować składającego oświadczenie woli – czyli oświadczenie tworzące nowy stosunek prawny (np. zobowiązanie dla dłużnika).

Przykład ważnego użycia faksymile w przypadku oświadczenia woli daje art. 921¹⁰ § 2 Kodeksu cywilnego pozwalający dokonywać podpisu faksymile na papierach wartościowych – stanowiących oświadczenie woli dłużnika (wystawcy papieru wartościowego), którego treścią jest zobowiązanie do określonego zachowania.

„Art. 921¹⁰. § 1. Jeżeli do puszczenia w obieg dokumentu na okaziciela jest wymagane zezwolenie właściwego organu państwowego, dokument wystawiony bez takiego zezwolenia jest nieważny.

§ 2. Podpis dłużnika może być odbity sposobem mechanicznym, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej”.

Należy się zastanowić, czy zawiadomienie o zwołaniu walnego zgromadzenia czy informacja o rozliczeniu wydatków z funduszu remontowego jest oświadczeniem woli, które wymaga własnoręcznego popisu składającego oświadczenie woli.

W mojej ocenie ani zawiadomienie o zwołaniu walnego zgromadzenia, ani informacja o rozliczeniu wydatków z funduszu remontowego nie są oświadczeniami woli, nie tworzą nowych stosunków prawnych, nie wymagają więc własnoręcznego podpisu osoby (organu) na tych dokumentach. W mojej ocenie w tej sytuacji użycie faksymile jest dozwolone.