Duplikat świadectwa pracy

Wniosek o sprostowanie treści świadectwa pracy

Odpowiadając na Pani pytanie uprzejmie informuję, że zgodnie z art. 97 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy z chwilą rozwiązania z nim umowy o pracę.

Obowiązkiem pracodawcy jest umieszczenie w świadectwie pracy informacji zgodnych z rzeczywistością. Jeżeli pracownik uważa, że wydane mu świadectwo pracy zawiera nieprawdziwe lub niepełne informacje, może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie treści tego świadectwa. Z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracownik może wystąpić do pracodawcy w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa. Pouczenie w tej sprawie powinno zostać zamieszczone w świadectwie pracy. Brak pouczenia w treści świadectwa może być uzasadnieniem dla przywrócenia terminu na wystąpienie o sprostowanie świadectwa.

Przepisy nie określają formy w jakiej powinien być złożony wniosek pracownika, jednak – dla celów dowodowych – wskazane jest, aby miał on formę pisemną.

Pracodawca nie musi rozpatrywać wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa złożonego po upływie terminu 7 dni od wydania świadectwa pracy. Jeśli jednak pomyłka w świadectwie jest oczywista, a zwłaszcza gdy wynika z niedopatrzenia wystawiającego świadectwo pracy, to mimo upływu nawet znacznego czasu, nie ma przeszkód, aby, z korzyścią dla pracownika, świadectwo pracy sprostować.

Niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku wypełnienia świadectwa pracy zgodnie z prawdą

W opisanym przez Panią przypadku pracodawca nie dopełnił obowiązku wypełnienia świadectwa pracy zgodnie z prawdą, a Pani nie wystąpiła o sprostowanie tego świadectwa. Trudno więc uznać, że to Pani powinna ponosić konsekwencje niewywiązania się pracodawcy ze swojego obowiązku.

Z kolei z par. 4 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania wynika, że pracodawca ma obowiązek przechowywać kopię świadectwa pracy w aktach osobowych pracownika, a w uzasadnionych przypadkach wydać odpis tego świadectwa pracownikowi albo upoważnionej osobie.

Odpis świadectwa pracy

Powyższe oznacza, że pracodawca może wydać tylko raz oryginał dokumentu świadectwa pracy, tj. z chwilą zakończenia stosunku pracy z pracownikiem. Ewentualne późniejsze wydanie mu takiego świadectwa nie będzie więc dotyczyło nowego dokumentu (sporządzonego od nowa), tylko odpisu wcześniej wydanego świadectwa pracy. To właśnie na podstawie kopii świadectwa pracy znajdującej się w aktach pracodawca sporządza jego odpis (duplikat). Powinny się tam znaleźć wszystkie informacje, jakie były zawarte w oryginalnym dokumencie, tj. zarówno data pierwotnego sporządzenia świadectwa pracy, jak i informacja o osobie, która taki dokument sporządziła i podpisała. Dokument powinien również zostać odpowiednio oznaczony, tj. zawierać wzmiankę, że jest to odpis (duplikat). Na dole odpisu należy zaś złożyć oryginalny podpis wraz z datą, a także postawić pieczątkę osoby, która sporządziła odpis.

Wydanie duplikatu zaginionego świadectwa pracy

W opisanym przez Panią przypadku pracodawca nie może odmówić Pani wydania duplikatu zaginionego świadectwa pracy nawet jeśli świadectwo oryginalne było niezgodne z prawdą. Przepisy prawa na pracodawcę nakładają obowiązek umieszczania w świadectwie pracy prawdziwych danych. Pracownik nie ma obowiązku prosić o sprostowanie źle wystawionego świadectwa pracy. Dlatego też Pani nie może ponosić konsekwencji tego, że pracodawca nie wywiązał się ze swoich obowiązków.

Jeśli pracodawca odmówi Pani wystawienia duplikatu – przysługuje Pani roszczenie do sądu o jego wystawienie plus o odszkodowanie za utracone przez brak świadectwa pracy zarobki.